11 maart: de eerste Coronamaatregelen worden uitgevoerd

De Coronacrisis heeft ons, net zoals iedereen denk ik, in snelheid gepakt. Op 11 maart besloot de regering om onder meer de dienstencentra te sluiten. Dat had belangrijke gevolgen voor één van onze participatietrajecten. Twee weken daarna zou ons startmoment plaatsvinden voor de ‘Meedenkers senioren’, onze hervormde seniorenraad. We hoopten er toch een honderdtal ouderen samen te brengen. Mijn eerste reactie na de bekendmaking van die maatregelen was dan ook ‘Hm, zou dit nog lukken? Even afwachten om te zien wat we moeten doen.’ Met wat geluk zou dit zelfs niet zoveel invloed hebben op het proces, dacht ik. Maar een paar uur later werd duidelijk dat het startmoment van meedenkers Senioren niet zou doorgaan. De week erna, op 18 maart, was nog een ander startmoment gepland om de meedenkers Gezin rond de tafel te krijgen en nieuwe leden aan te trekken. Ik stond er nog niet bij stil dat Corona ook daar een invloed op zou hebben.

12 maart: verplicht thuiswerken voor alle ambtenaren

Eén dag later vertrok ik opnieuw naar het werk met een vervelende hoest. Op aanraden van mijn diensthoofd ben ik toen gaan thuiswerken, als eerste medewerker van de gemeente met symptomen. Bij mijn collega’s van communicatie kwam vervolgens een vloedgolf van informatie binnen. 

Het startmoment van meedenkers Gezin dachten we ondertussen via Facebook Live te doen met een ambtenaar en een schepen, naast elkaar in dezelfde ruimte. Een cartoonist zou dan op de achtergrond een virtueel verslag maken. Van social distancing was toen nog niet veel sprake (lacht). Dus begonnen we daar de nodige afspraken voor te maken. 

Tegen de avond vernam ik via mijn diensthoofd dat alle medewerkers met directe ingang van thuis uit moesten werken. Dat was best een grote stap: vroeger werd thuiswerken slechts uitzonderlijk toegestaan. Anderzijds ging dit supervlot omdat we de voorbije jaren binnen de gemeente heel wat stappen gezet hadden om flexibel en paperless te werken. 

Ook werden quasi alle interne vergaderingen geschrapt. Het werd steeds duidelijker dat dit een uitdagende periode met een grote impact zou worden. Voor mijzelf was het ook niet zo evident om van thuis uit te werken: ik heb een dochter van 21 maanden oud die me wel bezig weet te houden (lacht).
Ik weet nog dat we op dat moment dachten dat we na een tweetal weken opnieuw activiteiten zouden kunnen opstarten. Een andere geplande bijeenkomst op 21 april in het kerkdorp Grote Heide, in het kader van een dorpstraject, kon in mijn gedachten nog doorgaan. Dat leek op dat moment nog zo veraf, dat we nooit vermoedden dat die bijeenkomst in gevaar zou komen. 

13 maart: alle participatiebijeenkomsten worden afgezegd

Een dag later werd beslist om alle activiteiten van de komende weken te schrappen. Op vlak van participatie betekende dat de annulering van alle startmomenten van de meedenkers, enkele bijeenkomsten in onze deelkernen en een klimaatsessie met jongeren. Dat kwam wel hard binnen.

Tweede helft van maart: omschakelen richting online

Na ongeveer 2 weken improviseren, uitstellen en schrappen werd het me steeds duidelijker. Corona zou nog wel even in het land blijven. Ik wilde echt nagaan wat er online nog allemaal mogelijk was, of ik had geen werk meer (lacht). Nee, serieus: ik hou er van om bij te leren en processen en trajecten eens op een andere manier te benaderen.

Naar aanleiding van een mail van de schepen van jeugd en de jeugdconsulent m.b.t. het startmoment meedenkers Jeugd, ben ik de mogelijkheden van online tools grondig gaan analyseren. In de hoop zo toch sommige projecten te kunnen laten doorgaan. Jongeren leken ons de ideale doelgroep om zo’n experiment mee te doen, omdat zij toch de digital natives zijn.

Begin april: verschillende online participatieactiviteiten met jongeren

Oorspronkelijk hadden we op 17 april, een vrijdagavond, een startmoment gepland als aftrap voor de meedenkers Jeugd. Hiermee hoopten we niet alleen de vertegenwoordigers van de jeugdbewegingen over de vloer te krijgen, maar ook andere geïnteresseerden in het thema. Door de Corona-context zagen we echter een interessante kans om een veel bredere groep te betrekken. Iedereen zat thuis, dus het leek ons wel een goed moment om de jongeren via een survey breed te bevragen. Het werd een brede, maar lichte bevraging: we vroegen hoe jongeren zich voelden tijdens Corona, wat ze het meeste misten en of ze interesse hadden om tijdens een online bijeenkomst wat uitgebreider te spreken over enkele kwesties.

Normaal gezien laten we zo’n survey een drietal weken online staan, maar door de gigantische respons op de Corona-onderzoeken die de UA wekelijks hield, besloten we om het bij 72 uur te houden. We hoopten op een 50- à 100-tal deelnemers, maar het werden er 550! Vooral tussen de 12 en de 18 jaar was ons bereik enorm groot, mede dankzij de middelbare scholen die de survey mee verspreidden. 

In onze bevraging peilden we naar de interesse voor een online bijeenkomst over het gemeentelijk jeugdbeleid, als alternatief voor het startmoment meedenkers Jeugd. En daar bleek ook wel wat animo voor. 150 jongeren hadden interesse, 300 gaven aan misschien eens langs te komen. We hebben dan beslist om de sessies op te splitsen in drie leeftijdsgroepen: van 12 tot 15 jaar, van 16 tot 19 jaar en van 20 tot 25 jaar. 

Omdat we voor de lockdown al met scholen de mogelijkheid overwogen om tijdens de lesuren met klassen in gesprek te gaan rond het thema klimaat planden we begin mei nog een vierde online sessie specifiek rond dit thema.

Vanuit de financiële en technische dienst waren er wel wat vragen omtrent de aankoop en het gebruik van Zoom voor dat project. Dat heeft voor wat vertraging gezorgd, waardoor de sessies uiteindelijk pas eind april, begin mei zijn doorgegaan.

Eind april en begin mei: online sessies met jongeren

Vanuit de bevraging leek er veel animo voor de online bijeenkomsten. De uiteindelijke opkomst stelde ons wel wat teleur. Bij de 12- tot 15-jarigen kwam er niemand opdagen, bij de 16-19-jarigen hadden we vier deelnemers, bij de 20-25-jarigen vijf. Dat was wel een ontnuchtering. De aanwezigen gaven aan dat een zekere drempelvrees hier misschien een rol speelde. Waar moet je je aan verwachten? Als eerste in een gesprek binnenkomen met een ambtenaar is misschien ook wat raar? Daarnaast gaf een student aan een BSO-school ook aan dat een deel van de klasgenoten gewoon te weinig met een computer kon omgaan om te kunnen deelnemen. Sommigen hebben zelfs geen laptop. Dat was wel een openbaring: je denkt dat je werkt met een doelgroep die vlot mee is met digitale tools, maar dat is blijkbaar toch genuanceerder.

Nu goed, achteraf waren zowel ikzelf, de jeugdconsulent als de schepen van jeugd tevreden over de resultaten. De opkomst was minder groot dan verwacht, maar onze jeugdconsulent was heel blij dat we nieuwe jongeren hadden leren kennen en echt een zeer goed inhoudelijk gesprek gevoerd hadden. Het was fijn om vast te stellen dat dit online allemaal kan. Ook de mogelijkheid om in kleine groepjes input te verzamelen wil ik in de toekomst graag inzetten.

Midden mei: overlegmoment gezin

Midden mei organiseerden we een overlegmoment met zes jonge moeders, in het kader van de week van de opvoeding. Die bijeenkomst zou nooit hebben kunnen plaatsvinden zonder online tools. Want dat is nu echt een doelgroep die je offline nauwelijks bereikt: de drukbezette ouders. Dat was eigenlijk een heel fijn, gemoedelijk gesprek. Ze vertelden hun verhaal, over hoe het ging in de Coronatijden. Af en toe werd het gesprek onderbroken door een kleine die even binnen kwam lopen of gesust moest worden. Dat hoorde er allemaal bij. (lacht)
De komende weken zullen we nog wat verder experimenteren met de mogelijkheden binnen projecten als de adviesraden, trajecten in dorpen, een traject met collega’s, ... Ook die processen waren eerst offline gepland, maar zullen nu aangepast worden aan de nieuwe realiteit.

(Ben Eersels)

Lees ook